روتین مدیران موفق چیست و چگونه انجام می شود؟

یکی از موضوعاتی که موجب نجات افراد از بحران های مختلف می شود داشتن روتین (Routine) منظم است. روتین نه تنها ما را از بحران ها عبور می دهد، بلکه موجب می شود حتی در بحران «رشد» کنیم.

همه ما و بخصوص مدیران امروز، با چالش هایی مانند تورم، کمبود نقدینگی، تغییرات سریع فناوری، بحران های منابع انسانی، و فشارهای روانی زیادی روبرو هستند. اما آیا این فشاها از میان خواهد رفت؟ پاسخ روشن است: «خیر»!

مشکلات سرجای خودشان باقی خواهد ماند اما، ما به آنها به شکل «مشکل» نپاه نخواهیم کرد، بلکه آنها را «مسئله» می بینیم. مسئله ای که باید حل شود.

روتین های منظم نه تنها مانند ابزاری برای افزایش بهره وری عمل می کنند، بلکه مانند یک سپر دفاعی در برابر استرس و خستگی عمل می نمایند. این درس جامع، بررسی از روتین های مدیران عامل شرکت های بزرگ جهانی مانند اپل، تسلا، گوگل، و آمازون، و همچنین مطالعات علمی از منابع معتبر مانند Forbes، Harvard Business Review، و NIH، است. این درس به ما کمک می کند تا درک عمیقی از روتین ها کسب کنیم، اهمیت آن ها را بفهمیم، و گام به گام روتین شخصی خود را بسازیم و اجرا کنیم.

روتین چیست؟

روتین (Routine)، مجموعه ای از فعالیت های منظم، تکراری و آگاهانه است که برای ایجاد ساختار در زندگی طراحی می شود. برخلاف عادت های ناخودآگاه (مانند چک کردن گوشی اول صبح بدون فکر)، روتین با قصد و برنامه ریزی ساخته می شود و با تکرار مداوم (معمولاً ۲۱-۶۶ روز) به عادت تبدیل می گردد.

 روتین روزانه چیست؟

روتین روزانه به مجموعه ای از فعالیت های تکراری و منظم اشاره دارد که فرد هر روز در زمان های مشخص انجام می دهد. این فعالیت ها اغلب شامل کارهای ساده مانند بیدار شدن در ساعت ثابت، ورزش صبحگاهی، خوردن صبحانه سالم و برنامه ریزی برای روز هستند. هدف اصلی روتین روزانه، ایجاد ساختار و نظم در زندگی است که به کاهش استرس و افزایش بهره وری کمک می کند.

روتین روزانه معمولاً شخصی سازی شده است و بسته به سبک زندگی فرد متفاوت می باشد. برای مثال، برخی افراد روتین خود را با مدیتیشن یا مطالعه شروع می کنند، در حالی که دیگران بر فعالیت های بدنی تمرکز دارند. این روتین ها با تکرار مداوم به عادت تبدیل می شوند و انرژی تصمیم گیری روزانه را حفظ می کنند، زیرا فرد نیازی به فکر کردن درباره کارهای تکراری ندارد.

اهمیت روتین روزانه در افزایش تعهد به اهداف بلندمدت نهفته است. مطالعات نشان می دهد که افراد موفق اغلب روتین های منظمی دارند که به آن ها کمک می کند تا در بحران ها تعادل خود را حفظ کنند. بدون روتین، زندگی ممکن است پراکنده و بدون جهت شود، اما با آن، فرد می تواند بهره وری و آرامش بیشتری تجربه کند.

روتین زندگی چیست؟

روتین زندگی به مجموعه گسترده تری از فعالیت های تکراری اشاره دارد که نه تنها روزانه، بلکه هفتگی، ماهانه یا حتی سالانه در زندگی فرد ادغام می شوند. این روتین ها شامل عادت هایی مانند ورزش منظم، تغذیه سالم، یادگیری مداوم و مدیریت روابط هستند و هدفشان ایجاد تعادل کلی در زندگی است.

تفاوت روتین زندگی با روتین روزانه در گستردگی آن است؛ روتین زندگی اغلب نیاز به برنامه ریزی بلندمدت دارد و می تواند شامل اهداف حرفه ای، خانوادگی و شخصی باشد. برای مثال، روتین زندگی افراد موفق ممکن است شامل خواندن کتاب هفتگی یا بررسی اهداف ماهانه باشد، که به تدریج ساختار عصبی مغز را تقویت می کند.

روتین زندگی نقش کلیدی در سیستم سازی زندگی ایفا می کند و به افزایش موفقیت و رضایت کمک می نماید. بدون آن، زندگی ممکن است به سمت پراکندگی برود، اما با ایجاد روتین های مؤثر، فرد می تواند ظرفیت های خود را افزایش دهد و فرصت های بیشتری برای رشد ایجاد کند.

انواع روتین چیست؟

روتین روزانه

بیداری ثابت، ورزش، برنامه ریزی روز، کار متمرکز، و خواب منظم. مثلاً مدیران اغلب صبح را به کارهای شخصی اختصاص می دهند.

روتین هفتگی

بررسی پیشرفت اهداف، زمان یادگیری (مانند خواندن کتاب)، و فعالیت های تفریحی.

روتین ماهانه

ارزیابی عملکرد کلی، تنظیم اهداف جدید، و بررسی مالی یا حرفه ای.

روتین نرم

روتین های انعطاف پذیر یا روتین نرم (Soft Routines) ، روتینهایی هستند که برروی تغذیه، آرامش، و پایداری تمرکز می کنند. مانند زمان بدون صفحه نمایش (No Screen Time) برای ساعات پیش از خواب. اپلیکیشن هایی مانند مینیمالیست فون (Minimalist phone)، و وان سک (One sec) ، می توانند در این زمینه به ما کمک کنند.

روتین ، شبیه سیستمی عامل برای مغز ما عمل می کند. کارهای تکراری را خودکار می نماید، انرژی تصمیم گیری را حفظ می کند (انسان روزانه حدود ۳۵,۰۰۰ تصمیم می گیرد)، و پیش بینی پذیری ایجاد می کند. در مدیریت، روتین به مدیران کمک می کند تا از واکنش پذیری به سمت استراتژیک بودن حرکت کنند.

روتین چه اهمیتی دارد؟

روتین اهمیت فوق العاده ای دارد زیرا بهره وری را افزایش می دهد، استرس را کاهش می دهد، سلامت را بهبود می بخشد، و در بحران ها مانند یک لنگر عمل می کند.

چرا مدیران باید روتین داشته باشند؟

افزایش بهره وری

تمرکز روی کارهای سخت در ساعات پیک انرژی (صبح)، کاهش زمان هدررفته، و اسمانداردسازی فرآیندها.

کاهش استرس و خستگی تصمیم

پیش بینی پذیری روز آرامش می آورد و از decision fatigue جلوگیری می کند.

بهبود سلامت جسمی و ذهنی

ورزش منظم و خواب کافی، خطر burnout را تا ۴۰ درصد کاهش می دهد.

تصمیم گیری بهینه

ذهن آزادتر برای استراتژی های بلندمدت.

تعادل بین کار و زندگی

زمان اختصاصی برای خانواده و سرگرمیها، رضایت کلی را افزایش می دهد.

عملکرد سازمانی بهتر از سایر مدیران

شرکت هایی با مدیران روتین دار، سودآوری بالاتر و کارکنان راضی تر دارند.

عبور از بحران

در شرایط سخت مانند رکود اقتصادی یا همه گیری، روتین ساختار می دهد و انگیزه حفظ می کند.

 روتین های یک مدیر چیست؟

روتین های یک مدیر، مجموعه ای از فعالیت های آگاهانه، تکراری و ساختارمند است که برای بهینه سازی زمان، انرژی، تمرکز، سلامت جسمی و ذهنی، و تعادل بین کار و زندگی شخصی طراحی شده اند. این روتین ها فراتر از یک برنامه روزانه ساده هستند و شامل عادت هایی می شوند که مدیران موفق برای مقابله با چالش های روزانه به کار می گیرند. بر اساس بررسی های اخیر تا سال ۲۰۲۶، روتین های مدیران عامل (CEOs) شرکت های بزرگ جهانی اغلب شامل عناصری مشترک مانند بیداری زود، ورزش، برنامه ریزی، و زمان برای تفکر استراتژیک است، اما هر کدام بر اساس سبک زندگی شخصی سفارشی سازی می شوند.

روتین های حقیقی | مثالهایی از زندگی مدیران موفق

بر اساس گزارش های Forbes و Business Insider در سال ۲۰۲۵، بسیاری از مدیران موفق روتین های خود را بر پایه سلامت و بهره وری بنا کرده اند. در اینجا به برخی از آن ها اشاره می کنیم:

روتین های تیم کوک (مدیر اپل)

تیم کوک (CEO اپل) بیداری در ساعت ۳:۴۵ صبح، چک کردن ایمیل ها، ورزش (معمولاً دویمن یا باشگاه)، و سپس تمرکز روی کارهای استراتژیک. او انرژی خود را به عنوان مهم ترین دارایی می بیند و روتینش بر پایه بهره وری و تمرکز ذهنی است.

روتین های ایلان ماسک

ایلان ماسک (CEO تسلا و اسپیس ایکس): بیداری حدود ساعت ۷ صبح، ورزش کوتاه، صبحانه سبک، و سپس تقسیم زمان بین شرکت ها (۸۰-۱۰۰ ساعت کار هفتگی). او بر انضباط شدید و چندوظیفه ای تمرکز دارد، اما خواب کافی (۶-۷ ساعت) را اولویت می دهد.

روتین های سوندار پیچای (مدیر گوگل)

بیداری ساعت ۵ صبح، مدیتیشن، خواندن اخبار، ورزش، و زمان خانوادگی. او بر تعادل کار-زندگی تأکید دارد.

روتین های جف بزوس (آمازون)

بیداری بدون زنگ ساعت (حدود ۶-۷ صبح)، زمان برای خانواده، ورزش، و سپس کار. او “زمان بی فکر” برای خلاقیت اختصاص می دهد.

روتینهای وارن بافت (برکشایر هاتاوی)

روتین ساده شامل صبحانه ارزان (از مک دونالد)، خواندن روزنامه ها، و تمرکز روی سرمایه گذاری. او سادگی را کلید موفقیت می داند.

چه موضوعاتی در روتین مدیران بزرگ مشترک است؟

بر اساس مطالعاتی که توسط مجله فوربس (Forbes)، برروی 17 مدیر عامل شرکتهای پیشرو در سال ۲۰۲۵ انجام شد، بیش از ۸۰ درصد این مدیران، دارای روتین صبحگاهی نظیر ورزش، چک کردن ایمیل، اخبار، و صبحانه سالم دارند. در جدول زیر ما سعی کردیم تا اشتراک روتین این مدیران را بهتر مقایسه کنیم.

چگونه روتین مدیریت خودمان را پیدا کنیم؟

ساخت روتین شخصی یک فرآیند آزمون و خطا است که نیاز به خودشناسی دارد. بر اساس توصیه های مدیران موفق در سال ۲۰۲۵، مانند “قانون ۵” (شروع با ۵ ثانیه برای ساخت عادت)، می توانیم روتین خود را بسازیم.

مراحل گام به گام ساخت روتین

ارزیابی وضعیت فعلی

یک هفته تمام فعالیت ها را ثبت کنیم (با اپ هایی مانند Toggl). نقاط ضعف مانند خواب نامنظم یا اتلاف زمان در شبکه های اجتماعی را شناسایی کنیم.

تعیین اهداف و اولویت ها

اهداف بلندمدت (سلامت، رشد حرفه ای، خانواده) را بنویسیم. فعالیت هایی انتخاب کنیم که مستقیماً به آن ها کمک کنند.

شروع ساده و ریز

با ۲-۳ عادت ساده آغاز کنیم، مانند بیداری ساعت ثابت و ۲۰ دقیقه ورزش. از تکنیک “habit stacking” استفاده کنیم (پیوند عادت جدید به قدیمی، مثل مدیتیشن بعد از قهوه).

طراحی ساختار زمانی

• صبح: فعالیت های شخصی و استراتژیک (ورزش، برنامه ریزی).
• طول روز: جلسات و کارهای تیمی.
• عصر: امور روتین و آرامش (مانند خواندن کتاب یا ژورنالینگ).

انعطاف پذیری و شخصی سازی

اگر شب بیدار هستیم، ورزش را برای عصر بگذاریم. الگوهای مدیران موفق را الهام بخش بدانیم، اما کپی نکنیم.

استفاده از ابزارها

Google Calendar برای برنامه ریزی، Habitica برای پیگیری عادت ها، Notion برای ژورنالینگ.

بررسی و تنظیم دوره ای

هر دو هفته روتین را ارزیابی کنیم (چه کار کرد؟ چه نیاز به تغییر دارد؟). در سال ۲۰۲۶، تمرکز روی “روتین های نرم” برای انعطاف بیشتر توصیه می شود.

ادغام عناصر جدید

مانند زمان برای یادگیری (خواندن کتاب) یا شبکه سازی.

چالش های معمول راه اندازی روتین و راهکارهای آن

چالش: مقاومت اولیه. راه حل: شروع با “قانون ۵” (فقط ۵ ثانیه شروع کنیم).

چالش: تغییرات زندگی. راه حل: روتین را انعطاف پذیر نگه دارید.

تعهد و دیسیپلین چه نقشی در اجرای روتین دارد؟

تعهد (commitment) و دیسیپلین (discipline) پایه های اساسی اجرای موفق روتین هستند. انگیزه موقتی است، اما دیسیپلین حتی در روزهای سخت ادامه می دهد. بر اساس تجربیات مدیران موفق، دیسیپلین مانند عضله است که با تمرین قوی تر می شود.

نقش کلیدی تعهد و دیسیپلین

استمرار در بلندمدت

روتین بدون تکرار مداوم شکست می خورد. تعهد درونی به اهداف کمک می کند روزهای سخت را پشت سر بگذارید.

مقابله با مقاومت ذهنی

مغز ما همواره نسبت به تغییرات، مقاومت نشان مدی دهد و این اجرای نظم و تعهد و دیسیپلین است که این مقاومت را درهم می شکند. به عنوان مثال، مدیران بزرپی نظیر ایلان ماسک با اجرای کار شدید وروتین خواب، دیسیپلین خود را حفظ می کنند.

تبدیل روتین به عادت: عموماً ۲۱ تا ۶۶ روز تکرار لازم است تا فعالیتی دذر مغز ما، به صورت خودکار درآید.

ساخت اراده: تکنیک هایی مانند دوش سرد یا گرفتن مربی یا شریک برای مسئولیت پذیری بیشتر و همینطور، تقویت دیسیپلین.

نمونه های واقعی: تیم کوک با بیداری زود علی رغم خستگی، یا جف بزوس با زمان “بی فکر”، تعهد شدید نشان می دهند.

تکنیک های تقویت دیسیپلین چیست؟

• یادآوری “چرایی” اهداف.
• پاداش کوچک به خودمان پس از اجرای روتین.
• پیگیری ساده تر با استفاده از اپلیکیشن ها.
• شروع با عادت های کوچک برای ساخت momentum.

جمع بندی

روتین منظم نه تنها یک ابزار بهره وری، بلکه یک استراتژی حیاتی برای موفقیت پایدار، سلامت روانی، و نجات از بحران هاست. مدیران برتر جهان (از تیم کوک و ایلان ماسک گرفته، تا سوندار پیچای و جف بزوس و سایرین) ، با روتین های شخصی سازی شده، انرژی، تمرکز، و تعادل خود را مدیریت می کنند و نتایج خارق العاده ای خلق می نمایند. مطالعات نشان می دهد که روتین ها بهره وری را افزایش، استرس را کاهش، و عملکرد سازمانی را بهبود می بخشند.

از همین امروز اقدام کنیم. وضعیت فعلی را ارزیابی کنیم، اهداف را مشخص کرده، روتین کوچک بسازیم، و با تعهد و دیسیپلین این اهداف را اجرا کنیم. تغییرات در ما ممکن است تدریجی باشد، اما پس از چند هفته، افزایش انرژی، کاهش استرس، و پیشرفت چشمگیری را مشاهده خواهیم کرد.

یکی از موضوعاتی که موجب نجات افراد از بحران های مختلف می شود داشتن روتین منظم است. روتین امری نیست که بتوان آن را نادیده گرفت روتین مانند ورزش کردن در دراز مدت تاثیرات مثبت خود را بر جای خواهد گذاشت. تفاوت روتین با اقدامات کوتاه مدت در آن است که روتین منجر می شود تا ما از شرایط بحرانی ساده تر عبور کنیم و دلیلی برای ادامه مسیر به خودمان بدهیم.

متخصصان آکادمی مدیروز می توانند به ما در پیاده سازی روتین های مختلف مدیریتی کمک کنند. این متخصصین با اجرای روتین های مختلف در کسب و کارهای مختلف این تجربه را به دست آورده اند که چه روتینی مناسب کدام مدل از مدیران یا کسب و کارهاست. برنامه ریزی درست روتین و نظارت بر اجرای آنها یکی از مواردی است که مشاورین مدیریت در مدیریت به آن اهتمام می ورزند.

همین امروز با مشاورین مدیروز تماس حاصل کنیم و از برنامه ریزی به کمک آنها برای بهبود سیستم بهره مند شویم.